Мудрая политика закупок

Одни товары нужно закупать регулярно и даже при небольших срывах сроков прибыль магазина снижается. А закупку других можно откладывать на несколько недель. Есть и третья категория – товары, которые не пользуются спросом, и закупка которых невыгодна магазину. Грамотная организация закупок с помощью качественного программного обеспечения решит проблему закупок ненужных товаров раз и навсегда.

Задачи программ автоматизации

Как и многие другие сложные задачи, закупка товаров существенно облегчается с приобретением и установкой программы автоматизации. Автоматизация торговой деятельности «берет на себя» следующие области:

- определение необходимых товаров и их количества;

- формирование плана закупок;

- согласование плана с дирекцией магазина;

- оформление документов для поставщиков;

- отслеживание процессов оплаты заказа и отгрузки товара;

- приходование полученного товара.

При этом в программах предусмотрены такие функции, как описание свойств товаров, описание закупочных цен с учетом бонусов и разных валют. Также программа предоставляет сведения о текущем статусе заказа, то есть, нахождении заказа на одном из следующих этапов – отправка заявки, сборка заказа и отправка его поставщиком, поставка, приходование и оплата.

Предусмотрено все

История заказов обязательно хранится в памяти программы, что позволяет сократить время формирования новых заявок по шаблону, если новые заказы не отличаются по количеству от предыдущих.

Программа для магазина включает в себя базу данных поставщиков. В ней хранятся полные юридические названия, контактные данные, банковские реквизиты, условия работы, прайс-листы, бонусы и скидки торговой компании, а также история взаимодействия с ней магазина, сроки оплаты и сумма товарного кредита, в соответствии с суммой предоплаты или кредита доверия.

Доверяй, но проверяй

Ваши сотрудники тратят много времени на то, чтобы проверить цены, озвученные в предложении поставщика, и цены, указанные в приходной накладной. Доставленные товары, если они дороже, чем было заявлено, всегда можно вернуть обратно, а увидеть несоответствия можно очень быстро, если воспользоваться возможностями программы.

Платежи вовремя

Система автоматизации торговли позволяет контролировать оплаты и сохранять доверительные отношения с поставщиками, что очень важно для бесперебойной работы магазина. Все счета и платежи, запланированные, оплаченные и просроченные, отображаются в программе, при этом они сортируются по важности и срочности.

Деньги из прибыли автоматически распределяются так, чтобы погасить самые важные и срочные платежи, и сохранить достаточное количество средств из прибыли на такие цели, как заработная плата и другие затраты. Также программа заранее предупреждает о моменте, когда денег на оплату счетов не хватит.